Разработали для проектного бюро свой трекер задач и сэкономили кучу денег на подписке

Вводные

К нам обратилось проектное бюро, которое росло так быстро, что его операционные расходы стали тормозом. И у них была очень четкая и амбициозная бизнес-цель: превратить ежегодные траты в 1 миллион рублей в разовую инвестицию в собственный, полностью контролируемый инструмент.

Это был классический случай, когда бизнес вырос настолько, что стандартные рыночные решения стали для него неэффективными и слишком дорогими.

Мы диагностировали два ключевых симптома:

Аренда вместо владения. Ежегодная подписка на сторонний сервис приближалась к 1 миллиону рублей. Это были не инвестиции, а постоянные расходы на аренду чужого инструмента, который никогда не станет собственностью компании.

Инструмент, который диктует правила. Готовые agile-сервисы были перегружены лишними функциями и не учитывали уникальные процессы проектного бюро. Команде приходилось подстраиваться под инструмент, а не наоборот.

По сути, компания ежегодно платила огромные деньги за аренду "костюма с чужого плеча", который к тому же был не очень удобен.

Наша миссия была не просто «сделать аналог». Мы должны были спроектировать и создать собственный IT-продукт, который бы решил все проблемы разом.

Процесс

Создать систему, идеально заточенную под процессы клиента, но не уступающую популярным аналогам.

Исключить ежегодные лицензионные платежи в 1 миллион рублей навсегда.

Уложиться в бюджет, не превышающий стоимость двухлетней подписки на старый сервис.

Мы подошли к задаче как к созданию современного стартапа: только нужный функционал, простота и фокус на реальных задачах команды.

Фундамент — проверенная Kanban-система. Мы не стали изобретать велосипед, а взяли за основу интуитивно понятную систему с досками и карточками. Это сделало процесс работы максимально наглядным и прозрачным для всех.

Только нужный функционал. Мы реализовали все, что действительно нужно команде: подзадачи, теги для группировки, комментарии. И безжалостно отсекли все лишнее, что усложняет готовые сервисы и чем никто не пользуется.

Интерфейс, который не требует обучения. Главным принципом была простота. Любой новый сотрудник может разобраться в системе за пять минут, без многочасовых инструктажей.

Результат

На практике этот подход превратил огромные ежегодные расходы в умную разовую инвестицию.

Полная окупаемость за два года. Клиент получил собственный IT-продукт по цене двухлетней подписки на сторонний сервис. Ежегодные траты в 1 млн рублей полностью исключены.

Инструмент, созданный по их правилам. Трекер на 100% учитывает уникальные процессы проектного бюро, чего не мог дать ни один готовый сервис.

Полная независимость и безопасность. Все данные хранятся у клиента. Он больше не зависит от политики, цен и стабильности работы сторонних компаний.

Это результат системного подхода: вместо аренды чужого — создание и владение своим.